白日会関西支部 事務局の仕事

事務局の仕事は大変だと言われておりますが、実際のところどんな仕事が行われているのか、ほとんどの支部員はご存知ないと思います。

そこで今回は、一年を通じた事務局の仕事を書いてみたいと思います。

事務局長の仕事

事務局長は事務局全体を統括しながら、さまざまな仕事を行っています。

一般的な仕事

携帯電話の管理

白日会関西支部の窓口として、支部員や一般の方からのお問い合わせ等に対応しています。

データ管理

関西支部ではデータ管理用として、パソコンを1台所有しています。

各種名簿の管理、白日会関西展データを一括管理しています。

支部総会に関する仕事

総会の案内状作成

白日会関西支部では年に3回の定例総会が開催されており、その総会案内を作成しています。
印刷発送は「印刷・発送係」が担当しています。

総会の出欠表作成

総会当日の出欠表を作成します。

総会での司会・関係議案の説明

総会での開会から議長選出までの進行役を務めます。

アクションプランなどの説明、白日会関西展事業報告についての詳細部分を補足した説明を行います。

白日会関西展の準備に関する仕事

白日会関西展開催にあたっての準備が、事務局最大の仕事だといえます。

ホテルの予約

白日会関西展のために来阪いただく常任委員のホテルを、2月末から3月頃に予約します。

近鉄百貨店との関西展打合せ

4月の初旬に行われるので、それまでに出品者データは作成しておく必要があります。
※ ないこともあります。

各種データ作成

東京での本展が開催されると同時に、白日会関西展の準備を開始します。

通期・前期・後期の出品者振り分け

白日会関西展では絵画約130点、彫刻約20点の作品が陳列されますが、現在では一度に全作品を陳列することができなくなっています。
ですから、この振り分けは必須となり、作成したデータはアクションプランにも記載します。

また、関西展のチラシ用として近鉄百貨店に同じデータを預けますので、このチェックは慎重でなければなりません。

招待状などの発注

白日会関西展用の白封筒、挨拶状、ハガキなどは印刷業者に発注しています。
開催期日や記載すべき内容を印刷業者に伝えるだけですが、出来上がった原稿チェックは慎重に行います。

アクションプラン作成

関西支部の1年間の予定と、支部員の白日会関西展での役割を示した「アクションプラン」を作成します。

4月の総会でアクションプラン(案)を配布し審議を受けます。
その後、改善点などを修正し決定稿を作成します。

印刷は業者に発注しています。

出品目録作成

白日会関西展で配布する出品目録のデータを作成します。
関西展で配布されますので、出品者の振り分け表同様にチェックは入念に行います。

本部のデータをもとに作成し、印刷は業者に発注しています。

色紙プレゼント出品者へ出品依頼書を送付

出品依頼書を作成し、出品者へはメールなどでお知らせしています。

色紙プレゼント応募用紙作成

白日会関西展で大好評の色紙プレゼント企画ですが、この応募用紙を作成します。

印刷は業者に発注しています。

キャプションデータ作成

白日会関西展で使用する作品用キャプションデータを作成します。
出品者の振り分け表や出品目録と同様にチェックは入念に行います。

印刷は近鉄百貨店が行っています。

レセプション(又は表彰式)の台本作成

白日会関西展では盛大なレセプションが開催されます。
そのレセプションの台本を作成します。

コロナ禍にあっては、レセプションは開催されず表彰式が行われました。

名札の作成

初入選の方が関西展の会場で使用する名札を作成します。

ポスター・招待券などの発送作業

発送作業では支部員を始め、白日会関係者、画廊、画材店、美術系の学校などに招待券等を送っています。

作業は午前9時過ぎから午後6時前後まで行われるので、綿密な作業計画をしておく必要があります。
これを怠ると現場の混乱を招き、作業効率が下がるからです。

発送部数の設定

発送先ごとに招待券やチラシなどを、どこに何枚ずつ送るのか検討します。
この作業はとても大変ですが、2023年に集計表を新たに作成したので、この作業は非常に楽になりました。

2024年にさらに見直しを図り、データを一新しています。
あべのハルカスの位置する天王寺を中心に、美術学科や美術クラブのある高校 約50校へ直接電話し、生徒数を確認するなど、常にデータの精度を上げる努力をしています。

宛名シール用のデータ作成

発送先はわずかながら毎年変更されるので、これに伴って名簿を作り直さなければなりません。

印刷は「印刷、発送係」が行います。

各種添状の作成

支部員、画廊、画材店、美術館、学校などへ、それぞれ添状を作成します。

白日会関西展搬入日・会期中・終了後の仕事

白日会関西展搬入日

展示予定の作品と搬入された作品の照合をすると同時に、通期・前期・後期の振り分けをしておきます。

これに伴った作品照合用のリストを作成しておきます。
アクションプランでも対応できますが、現場では使いにくいので新たに作成しています。

陳列作業

陳列位置の決定にあたって、賞の確認をするなど常任委員のサポートをします。

白日会関西展会期中

レセプション会場の確認

会場設営は会場側で行っていただいておりますが、念のため会場のチェックしておきます。

展覧会場の責任者

会期中のいずれかの1日で、会場責任者を担当します。
終日の担当となります。

会期終了後

お世話になった画廊、画材店などにお礼状を発送します。

その他

7月の総会が終了すれば一段落となりますが、次年度までに改善するべき点など見直しを図っておきます。

副事務局長の仕事

議事録の作成

1年に3回開催される総会の議事録を作成します。

白日会関西展での仕事

関西展での陳列作業をサポートします。

印刷・発送係の仕事

データの印刷、総会案内などの発送業務を行っています。

モノクロのレーザープリンターを1台所有しています。

備品管理係の仕事

白日会関西展、絵画研究会、人物写生会などで使用する備品の管理を行う係です。

2023年度より備品は個人宅からトランクルームでの保管に変更され、副支部長がその鍵を管理しています。

最後に

ここに示したことは主な仕事のみです。
この他にも雑務は多いのです。